Approbations

Les approbations permettent de faire valider un ticket par une personne, un groupe ou plusieurs personnes du même groupe.

Modèle

Pour simplifier le processus d'application des approbations, vous pouvez utiliser un modèle.

Créer un modèle

• Allez dans Configuration > Listes déroulantes > Modèle d'approbation

• Cliquez sur + Ajouter

• Remplissez les champs requis

  • Dans Approbateur, vous pouvez sélectionner un utilisateur, un groupe ou certains utilisateurs d'un groupe particulier

• Vous pouvez ajouter une traduction si nécessaire

• Dans le contenu, utilisez des variables pour personnaliser votre modèle (cliquez sur Variables disponibles pour voir la liste des variables)

• Enregistrez votre modèle

Ajouter un modèle d'approbation

Envoyer une approbation

Étape d'approbation

Le concept d'étape d'approbation peut être important, notamment si la demande d'approbation est envoyée à plusieurs destinataires.

Il vous permet de spécifier un pourcentage auquel la validation doit être acceptée pour qu'elle soit approuvée. Par exemple, si la demande est envoyée à deux personnes et que l'étape d'approbation est définie à 50 %, si une personne sur deux répond positivement, l'approbation sera validée. Inversement, si les deux répondent négativement, la validation sera rejetée.

Vous pouvez définir différentes étapes d'approbation dans Configuration > Listes déroulantes > Étape d'approbation

• Cliquez sur + Ajouter

• Nommez votre étape d'approbation

• Ajoutez un commentaire si nécessaire

• Indiquez s'il doit être utilisé par défaut

• Ajoutez le pourcentage minimum requis d'approbation

• Cliquez sur + Ajouter pour l'enregistrer

Veuillez noter que si plusieurs approbations sont envoyées séparément, le pourcentage de chaque étape d'approbation sera pris en compte pour le calcul final du résultat de l'approbation.

Envoyer votre approbation

• Pour envoyer une approbation, entrez dans le ticket qui nécessite une validation.

• Cliquez sur l'action Approbation

Voir l'approbation

• Vous pouvez également aller dans l'onglet des approbations, sélectionner votre modèle ou saisir manuellement les informations dont vous avez besoin :

  • Étape d'approbation

  • Demandeur (par défaut, la personne qui utilise la validation)

  • Approbateur (utilisateur, groupe ou utilisateur(s) de groupe)

  • Commentaire

  • Ajouter un document

• Cliquez sur + Ajouter

Lorsqu'une approbation est envoyée, un statut spécifique lui est associé et est visible dans les détails du ticket

Approbation en attente

Ce statut sera modifié en fonction des réponses fournies lors de la validation

Approbation refusée

Approbation acceptée

Répondre à une approbation

Lorsqu'une approbation est demandée, les destinataires recevront un e-mail (à condition que l'adresse e-mail ait été saisie dans le profil utilisateur).

Il est alors possible de confirmer l'approbation soit par e-mail, soit via le ticket concerné.

Répondre à une approbation

Si un ou plusieurs destinataires n'ont pas d'adresse e-mail, un message d'erreur vous en informera. L'approbation devra alors être effectuée directement depuis le ticket.

Voir les résultats

Vous pouvez vérifier l'avancement de l'approbation dans cet onglet.

Progression de l'approbation