Validations

Les demandes de validation permettent de faire valider un ticket ou un changement par une personne, un groupe ou plusieurs personnes d'un même groupe.

A noter Un groupe est considéré comme une seule entité. Si un membre d'un groupe valide un ticket, alors il sera validé pour l'ensemble du groupe. Pour faire valider toutes les personnes d'un groupe choisissez Groupes d'utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs souhaités.

Modèle

Pour simplifier le processus d'application des validations, vous pouvez utiliser un modèle.

Créer un modèle

• Allez dans Configuration > Listes déroulantes > Modèle de validations

• Cliquez sur + Ajouter

• Remplissez les champs requis

  • Dans Valideur, vous pouvez sélectionner un utilisateur, un groupe ou certains utilisateurs d'un groupe particulier

• Vous pouvez ajouter une traduction si nécessaire

• Dans le contenu, utilisez des variables pour personnaliser votre modèle (cliquez sur Variables disponibles pour voir la liste des variables)

• Enregistrez votre modèle

Ajouter un modèle de validation

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Étape de validation

Les étapes de validation sont importantes, notamment si la demande de validation est envoyée à plusieurs destinataires.

Il vous permet de spécifier un pourcentage auquel la validation doit être acceptée pour qu'elle soit approuvée. Par exemple, si la demande est envoyée à deux personnes et que l'étape de validation est définie à 50 %, si une personne sur deux répond positivement, la validation sera approuvée.

Validation multi niveaux Exemple : si le pourcentage est indiqué à 50% et que 2 utilsateurs doivent valider la demande, dès que l'un d'entre eux aura validé, la demande passera à l'utilisateur ou groupe suivant. Si une validation de tous les membres est nécessaire, indiquez 100% dans Pourcentage minimum de validation requis

Voir validation multi niveaux

Vous pouvez définir différentes étapes de validation dans Configuration > Listes déroulantes > Étape de validation

• Cliquez sur + Ajouter

• Nommez votre étape de validation

• Ajoutez un commentaire si nécessaire

• Indiquez s'il doit être utilisé par défaut

• Ajoutez le pourcentage minimum requis de validation

• Cliquez sur + Ajouter pour l'enregistrer

Veuillez noter que si plusieurs validations sont envoyées séparément, le pourcentage de chaque étape de chaque validation sera pris en compte pour le calcul final.

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Envoyer votre validation

• Pour envoyer une de validation, entrez dans le ticket qui nécessite une validation.

• Cliquez sur l'action Demande de validation

Voir la validation

• Vous pouvez également aller dans l'onglet des Validations depuis le ticket et sélectionner votre modèle ou saisir manuellement les informations dont vous avez besoin :

• Étape de validation

• Demandeur (par défaut, la personne qui utilise la validation)

• Valideur (utilisateur, groupe ou utilisateur(s) de groupe)

• Commentaire

• Ajouter un document

• Cliquez sur + Ajouter

Envoyer une demande de validation

• Cliquez sur Envoyer une demande de validation

• Vous pouvez utiliser Gabarit pour envoyer une demande de validation

• Dans Valideur, sélectionnez le type (utilisateur, groupe, utilisateurs du groupe)

• Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe requis

Si vous souhaitez ajouter certains utilisateurs à un groupe, sélectionnez groupe d'utilisateurs, puis sélectionnez les utilisateurs souhaités.

Si une demande est envoyée à un groupe, et si un membre valide cette demande alors elle sera acceptée pour l'ensemble du groupe. Si vous souhaitez que tous les membres d'un groupe valident la demande, il sera nécessaire de choisir groupe d'uilisateurs et sélectionner les utilisateurs souhaités (un bouton tous est disponible).

• Entrez un commentaire

• Vous pouvez ajouter un document si nécessaire

• Cliquez sur + Ajouter

Envoyer une nouvelle demande de validation

vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs groupes ou utilisateurs à la fois, vous devez faire des demandes de validation séparées pour chaque groupe ou utilisateur

Vous pouvez ajouter un nouveau aui besoin. Cliquez sur + dans Validateur. Voir Groupes pour plus d'informations

États

Il existe 3 statuts différents :

• En attente de validation

• Refusé

• Accordé

Statut en attente de validation

Statut validation refusée

Statut validation accordée

Les validations peuvent également être consultées dans une liste au même endroit

États de validation

Les utilisateurs peuvent modifier leur statut de validation, qu'il ait été précédemment accordé ou refusé. Cela peut être fait directement depuis le ticket ou le changement

Comment changer d'état

Changer votre état

Il est également possible de supprimer une validation. Veuillez noter cependant que cela ne modifie pas le statut final, vous devrez donc soumettre une ou plusieurs nouvelles demandes de validation pour obtenir un résultat final.

Changer votre état

Répondre à une validation

Lorsqu'une validation est demandée, les destinataires recevront un e-mail (à condition que l'adresse e-mail ait été saisie dans le profil utilisateur).

Il est alors possible de confirmer une validation soit par e-mail, soit via le ticket concerné.

Répondre à une demande de validation

Si un ou plusieurs destinataires n'ont pas d'adresse e-mail, un message d'erreur vous en informera. La validation devra alors être effectuée directement depuis le ticket.

Voir les résultats

Vous pouvez vérifier l'avancement de validation dans cet onglet.

Progression de la validation

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Validation multi niveaux

La validation multi niveaux permet d'envoyer une demande de validation à plusieurs destinataires de façon séquentielle. Par exemple, une demande doit être validée par plusieurs services mais doit suivre un processus clair. Le service administratif envoie une demande pour l'arrivée d'un nouveau collaborateur et envoie son ticket au service RH :

1. Le service RH valide les informations liées au nouveau collaborateur puis valide le ticket qui est envoyé au service comptabilité

2. Le service comptabilité créer une fiche utilisateur dans son logiciel de paie puis valide le ticket qui est envoyé au service informatique.

3. Le service informatique valide le matériel pour le nouveau collaborateur puis valide le ticket qui est envoyé au chef de service.

4. Le chef de service clôture le ticket une fois les précédentes étapes validées.

Etapes de validation

La mise en place des étapes de validation est essentielle pour le fonctionnement de ce processus. Chaque groupe ou utilisateur amené à valider une demande doit avoir sa propre étape de validation. Nous reprendrons l'exemple cité ci-dessus :

1. RH

2. Comptabilité

3. Informatique

4. Chef de service

Vous devez donc configurer vos étapes de validation de façon à ce que chaque service (ou groupe, utilisateurs, etc.) dispose de son étape de validation qui servira ensuite à mettre en place les règles métier pour les tickets (voir le chapitre précédent pour la création d'une étape de validation) :

Exemple d'étapes de validation multi niveaux

Chaque étape doit avoir un seuil minimum paramétré. Si cette valeur n'est pas 100, gardez à l'esprit que la validation pourra être envoyé au niveau suivant même si tous les membres n'ont pas validé la demande.

Détail de l'étape de validation

Règles métier pour les tickets

Grâce aux étapes de validation, il est maintenant possible de mettre en place des règles qui vont séquentialiser l'envoi des validations.

Pour notre exemple, la 1ère règle qui déclenchera l'envoi des validations viendra d'appuyer sur la catégorie. Le schéma ci-dessous représente le parcours du ticket jusqu'à sa clôture.

🟢 DÉCLENCHEUR : Nouveau ticket (Catégorie : "Employee arrival")
       │
       ▼
🟦 NIVEAU 1 : Ressources Humaines (Groupe RH)
       │
       ├─ ❌ Refusé ────────── 🛑 ANNULATION GLOBALE
       │                
       ├─ ✅ Accepté    
       ▼                
🟦 NIVEAU 2 : Comptabilité (Groupe Comptabilité) 
       │                 
       ├─ ❌ Refusé ────────── 🛑 ANNULATION GLOBALE
       │             
       ├─ ✅ Accepté  
       ▼                     
🟦 NIVEAU 3 : Informatique (Groupe IT)    
       │                 
       ├─ ❌ Refusé ────────── 🛑 ANNULATION GLOBALE
       │                 
       ├─ ✅ Accepté     
       ▼                 
🟦 NIVEAU 4 : Chef de service (Groupe Directeur)                        
       ▼
🏁 SUCCÈS : Le ticket peut être clôturé

Règle sur la catégorie

• Depuis Administration > Règles > Règles métier pour les tickets

• Ajouter une nouvelle règle via + Ajouter

• Indiquez un titre clair afin de pouvoir les retrouver facilement par la suite

• Laissez l'opérateur logique sur ET

• Dans Règle utilisée pour indiquez Ajouter

• Pensez à activer votre règle

Critères :

CRITERES

CONDITION

MOTIF

Catégorie	est	Arrivée collaborateur

Actions :

CHAMPS

TYPE D'ACTIONS

VALEUR

Définir l’étape de demande de validation	Envoyer	Approbation nouvel arrivant Niveau 1 (RH)
Envoyer une demande de validation - Groupe d'utilisateurs	Envoyer	Ressources Humaines

Règle validation niveau 1

Règle suite approbation service précédent

Critères :

• Ajoutez une nouvelle règle comme précédemment puis indiquez les critères et les actions nécessaires. Pour cette partie, nous allons indiquer que si le service précédent a valider la demande, il faut l'envoyer au suivant présent dans les étapes de validation :

CRITERE

CONDITION

MOTIF

Étapes de validation	est	Approbation nouvel arrivant Niveau 1 (RH)
Validation	est	Acceptée

Actions :

CHAMPS

TYPE D'ACTION

VALEUR

Définir l’étape de demande de validation	Envoyer	Approbation nouvel arrivant Niveau 2 (Comptabilité)
Envoyer une demande de validation - Groupe	Envoyer	Comptabilité

Règle approbation niveau 2

Cette étape devra être répétée jusqu'au dernier valideur afin de compléter l'ensemble du processus. Vous devriez obtenir un résultat similaire à celui-ci :

Ensemble des règles de validation

Les règles doivent être exécutées de façon inversée (voir copie écran ci-dessus - le dernier niveau de validation en haut puis le premier niveau de validation en bas). Ainsi chaque règle sera vérifiée afin d'envoyer la demande validation au bon interlocuteur et éviter un envoi simultané à tous les destinataires.

Règle en cas de refus

Si l'un des membres refuse la demande, une action doit être mise en place afin de stopper le processus. Ici, nous clôturerons le ticket mais vous pouvez ajouter une autre action selon les besoins.

Critère :

CRITERE

CONDITION

MODIF

Étapes de validation	contient	Nouvel arrivant
Validation	est	Refusée

Actions :

CHAMPS

TYPE D'ACTION

VALEUR

Statut	Assigner	Résolu

Règle de refus