Tâche

Une tâche est une unité de travail décrivant une action à effectuer, par qui et quand. Elles sont utilisées pour suivre précisément l'avancement d'une demande ou d'une intervention.

Les tâches vous permettent de décomposer un ticket, un changement ou un projet en plusieurs actions traçables, assurant ainsi une meilleure répartition du travail et un suivi optimal.

Caractéristiques principales

• Lien vers un objet : les tâches sont généralement liées à un ticket, mais peuvent également être liées à un incident, un changement ou un projet.

• Description : champ libre pour détailler ce qui doit être fait.

• Assignation : une tâche peut être assignée à un technicien, un groupe, ou rester non assignée.

• Planification : vous pouvez spécifier une date/heure de début et de fin prévues.

• Statut : permet de suivre si la tâche est en attente, en cours ou terminée.

• Temps passé (optionnel) : permet d'enregistrer le temps réellement passé sur la tâche.

• Notifications : permet d'envoyer des notifications lorsque de nouvelles tâches sont créées ou modifiées.

Vue de la tâche

Description de chaque champ

Icône	Explication
followup_template.svg	Utiliser un modèle s'il en existe un (voir modèle de tâche pour plus d'informations)
date_task.svg	Planifier la tâche (jour/mois/année et heure)
category.svg	Ajouter une catégorie de tâche
status_task.svg	Mettre à jour le statut (Information, À faire, Terminé)
private_followup.svg	Changer la tâche en publique ou privée (Vous pouvez spécifier dans Configuration > Général > Valeurs par défaut > Assistance si les tâches doivent être marquées comme privées ou publiques par défaut.)
save_add_knowledgebase.svg	Enregistrer et ajouter à la base de connaissances
duration_task.svg	Estimation de la durée
user.svg	Utilisateur assigné à la tâche
group.svg	Groupe assigné à la tâche
plan_task.svg	Planifier cette tâche : - Date de début - Période - Rappel

Les informations saisies dans les champs « planifier cette tâche » sont liées au calendrier, car il est possible de créer une tâche sans la planifier. Ce champ est donc facultatif. Cependant, si une tâche est planifiée dans « Planification », les valeurs seront identiques.

Modèle de tâche

Les modèles simplifient le processus de création d'une tâche (pour les tâches récurrentes, par exemple). Lors de la création d'une tâche, il suffit de sélectionner le modèle approprié et les informations seront remplies automatiquement.

Créer un modèle

Vous pouvez créer un modèle en allant dans Configuration > Listes déroulantes > Assistance > Modèles de tâches ou en créant une tâche directement à partir d'un ticket, d'un projet ou d'un changement.

Ajouter un modèle de suivi

Vue du modèle de suivi

• Nom : apparaîtra dans la liste des modèles

• Commentaires : Optionnel

• Contenu : Vous pouvez utiliser des variables (cliquez sur la variable disponible pour voir la liste) et personnaliser votre contenu à l'aide de la barre de mise en forme

• Catégorie de tâche : Sélectionnez la catégorie de tâche dans la liste déroulante

• Statut : ajoutez un statut par défaut pour votre modèle (Information, À faire, Terminé)

• Privé : Définissez si cette tâche est publique ou privée[^1]

• Durée : Indiquez la durée de la tâche (maximum 100 heures)

• Par : L'utilisateur assigné à la tâche. Sélectionnez-le dans la liste déroulante.

• Groupe : Le groupe assigné à la tâche. Sélectionnez-le dans la liste déroulante.

• Raison de mise en attente : Indiquez si le ticket/changement/projet doit être mis en attente après l'enregistrement de la tâche. Voir raison de mise en attente pour plus d'informations.

Catégories de tâches

Vous pouvez créer des catégories de tâches. Celles-ci peuvent ensuite être exportées à des fins statistiques, par exemple.

Créer une catégorie de tâche

Vous pouvez créer une catégorie en allant dans Configuration > Listes déroulantes > Assistance > Catégories de tâches ou en créant une tâche directement à partir d'un ticket, d'un projet ou d'un changement.

Ajouter une catégorie

• Cliquez sur + Ajouter

• Entrez le nom

• Définissez si cette catégorie est une sous-catégorie d'une autre catégorie.

• Sélectionnez actif oui

• Vous pouvez définir si cette catégorie doit être ajoutée aux catégories de la base de connaissances

Une fois la catégorie créée, vous pouvez ajouter une sous-catégorie et ajouter une traduction.

[^1] : Seules les personnes autorisées à voir les tâches privées (Administration > Profils > Mon_profil > Assistance > Suivis/Tâches) pourront les consulter.