Formulaires

Depuis GLPI 11, les formulaires sont natifs, le plugin formcreator n'est donc plus requis. Les formulaires doivent être migrés de formcreator vers forms.

Migration de formcreator vers forms

Lors de la migration de votre instance vers GLPI 11, le plugin formcreator doit être installé. Une fois la migration terminée, exécutez la commande en mode CLI depuis votre dossier GLPI :

php bin/console migration:formcreator_plugin_to_core

Formulaires par défaut

Deux formulaires sont pré-créés par défaut :

• Signaler un problème

• Demander un service

Ces 2 formulaires sont accessibles à tous. Ils peuvent être désactivés/supprimés/modifiés.

Liste des formulaires

La liste des formulaires est disponible depuis Administration > Formulaires. Ils seront également visibles depuis Assistance > Catalogue de services. Cet onglet fait référence à la page d'accueil du profil self-service (voir Catalogue de services).

Options des formulaires

Lors de la création d'un formulaire (via + Ajouter), plusieurs options seront disponibles pour personnaliser et faciliter au maximum l'expérience utilisateur.

Personnaliser la mise en forme

Des outils sont disponibles pour personnaliser l'organisation des formulaires.

1. Ajouter une nouvelle question

2. Ajouter un commentaire

3. Ajouter une nouvelle section

4. Ajouter une mise en page horizontale

Vous pouvez déplacer les questions pour réorganiser le formulaire.

Des outils permettent de réorganiser une section entière.

Informations de base

• Modifier le titre du formulaire dans le fichier Formulaire souligné (ce titre sera visible par les personnes ayant accès au formulaire).

• Ajouter une description pour simplifier l'utilisation du formulaire (cette description sera visible par les personnes ayant accès au formulaire).

Ajouter des questions

Chaque question possède son propre champ Titre (identifié par nouvelle question) et sera visible par l'utilisateur. Chaque question peut être rendue obligatoire afin que l'utilisateur doive remplir le champ pour valider le formulaire.

Il existe actuellement plusieurs types de questions possibles :

• Réponse courte : Champ de texte avec une longueur limitée et sans mise en forme (gras, italique, couleur, etc.).

Ce champ possède des options supplémentaires :

• Texte : Permet de saisir du texte (alphanumérique).

• Emails : Permet de saisir uniquement des adresses e-mail.

• Nombre : Permet de saisir uniquement des caractères numériques.

• Réponse longue : Champ limité à 65 535 caractères. La mise en forme de ce champ peut être personnalisée par l'utilisateur (gras, italique, couleur, etc.).

• Date et heure : une date et/ou une heure.

Ce champ possède des options supplémentaires :

• Date/heure actuelle : Utilise la date et/ou l'heure actuelle et n'autorise pas l'utilisateur à la modifier (laisser la case décochée pour autoriser l'utilisateur à spécifier la date/heure souhaitée).

• Date : Spécifie uniquement la date (sans l'heure).

• Heure : Spécifie l'heure de la journée.

• Acteurs : ajouter un ou plusieurs utilisateurs/groupes/fournisseurs référencés dans GLPI.

Ce champ possède des options supplémentaires :

• Requérants / Observateurs / Assignés : chaque utilisateur / groupe / fournisseur qui sera ajouté sera pré-rempli dans le ticket selon le type d'acteur qui sera choisi. Un utilisateur/groupe/fournisseur peut être présélectionné que l'utilisateur peut modifier ou non.

• Autoriser plusieurs acteurs : permet plusieurs sélections (autorise les groupes, utilisateurs et fournisseurs dans le même champ).

• Urgence : ajouter une urgence (très faible, faible, moyenne, haute, très haute).

• Type de demande : sélectionner le type de demande (incident ou demande).

• Document : ajouter un document.

• Radio : mettre en place une liste de réponses. L'utilisateur ne pourra sélectionner qu'une seule réponse.

Une description supplémentaire peut être ajoutée pour faciliter le choix de l'utilisateur.

• Checkbox : mettre en place une liste de réponses. L'utilisateur pourra sélectionner plusieurs réponses.

Une description supplémentaire peut être ajoutée pour faciliter le choix de l'utilisateur.

• Dropdown : mettre en place une liste déroulante pour sélectionner une ou plusieurs réponses.

Ce champ possède une option supplémentaire :

• Autoriser plusieurs options

• Objet : Permet de sélectionner différents objets GLPI.

Ce champ possède des options supplémentaires :

Appareils utilisateurs : permet à l'utilisateur de sélectionner ses propres équipements.

Objets GLPI disponibles :

Listes déroulantes disponibles :

Configurer la visibilité

Des conditions de visibilité peuvent être spécifiées pour une question en fonction de la réponse à une question précédente.

Par exemple, un utilisateur signale un problème avec une imprimante. En fonction de l'emplacement (type de question Élément > Listes déroulantes > Commun - Emplacements), le formulaire pourrait être conditionnel à l'affichage uniquement d'une liste d'imprimantes liées à cet emplacement.

Vous pouvez indiquer si la question doit être affichée ou masquée en fonction des critères choisis.

Les types de conditions disponibles :

• Toujours visible

• Visible si...

• Masqué si...

Sélectionnez la question dans la liste déroulante

Sélectionnez la condition :

• Est visible

• N'est pas visible

• Est égal à

• N'est pas égal à

• Contient

• Ne contient pas

• Correspond à l'expression régulière

• Ne correspond pas à l'expression régulière

Entrez la valeur souhaitée si nécessaire.

Approbation conditionnelle

Il est possible de définir une Approbation conditionnelle (uniquement sur les champs de réponse courte/longue) à l'aide d'une Expression régulière. Cela force l'utilisateur à saisir une réponse conditionnelle, telle qu'un certain nombre de chiffres, un maximum de 30 caractères, etc.

Dans cet exemple, la réponse attendue est une séquence de 6 chiffres.

Si la réponse saisie n'est pas appropriée, un message d'erreur rouge apparaîtra lors de l'Approbation.

Visibilité du bouton de soumission

Pour garantir que le formulaire soit rempli aussi précisément que possible, il est également possible de spécifier des conditions pour la visibilité d'un formulaire. Si certaines conditions ne sont pas remplies, le bouton d'envoi ne sera pas visible et l'utilisateur ne pourra pas soumettre le formulaire.

Cela peut être utilisé, par exemple, pour empêcher qu'un champ avec un choix par défaut ne soit laissé vide même s'il est obligatoire.

Les conditions peuvent être créées à l'aide des opérateurs logiques ET/OU.

Catalogue de services

Le catalogue de services vous permet de rendre un formulaire visible dans l'onglet Assistance > Catalogue de services et depuis la page d'accueil d'un portail self-service.

Personnalisation

Vous pouvez ajouter :

• Une description qui sera visible sur la vignette du formulaire

• Une illustration (provenant d'un catalogue ou que vous pouvez télécharger)

Catégorie

Vous pouvez créer une catégorie (et des sous-catégories) pour faciliter la sélection d'un formulaire (par exemple, tous les formulaires informatiques, tous les formulaires RH, etc.).

Vous pouvez sélectionner la catégorie dans la liste déroulante ou en créer une nouvelle en cliquant sur +

Il est également possible d'épingler le formulaire dans le catalogue de services (avec ou sans catégorie) afin qu'il soit directement disponible pour les utilisateurs.

Contrôle d'accès

Le contrôle d'accès vous permet de déterminer qui peut utiliser le formulaire. Il peut être public ou privé, visible par les utilisateurs, les groupes ou les profils.

Accès public

L'accès public permet à tous les utilisateurs disposant du lien du formulaire d'y accéder afin de soumettre leur demande. Si vous cochez la case autoriser les utilisateurs non authentifiés, vous pouvez également autoriser les utilisateurs qui n'ont pas de compte GLPI à utiliser le formulaire.

Accès privé

L'accès privé permet de filtrer la visibilité du formulaire. Il peut être conditionné aux utilisateurs et/ou aux groupes et/ou aux profils. La sélection multiple est autorisée.

Si tous les utilisateurs doivent avoir accès au formulaire, vous pouvez utiliser l'option tous les utilisateurs dans la liste déroulante.

Si vous voyez ce message, cela signifie que les utilisateurs non authentifiés ne sont pas autorisés à voir certains objets GLPI contenus dans certaines questions. Vous devez alors vérifier la ou les questions afin de les modifier et d'éviter une erreur lors de la soumission du formulaire par des utilisateurs non authentifiés.

Élément à créer

Cet onglet vous permet de personnaliser les différents champs de l'élément à créer (entité, priorité, acteurs, etc.).

Vous pouvez créer divers éléments à partir du formulaire :

• Tickets

• Changements

• Problèmes

Vous pouvez autoriser la création de plusieurs éléments à partir du même formulaire.

Conditions

Il est possible de spécifier des conditions de création.

Par exemple, si l'utilisateur répond oui à la question "Ce problème est-il récurrent ?", le formulaire pourrait créer un problème au lieu d'un ticket.

Vous devez cliquer sur Toujours créé pour créer une ou plusieurs conditions.

Champs personnalisés

Il est possible de personnaliser le contenu de l'élément qui sera créé. Par défaut, autoconfig est sélectionné. Cela inclura toutes les questions/réponses dans le ticket qui sera créé.

En cliquant sur #, vous pouvez ajouter des réponses pour des questions existantes ou les supprimer.

Un menu de mise en forme est disponible pour améliorer l'affichage.

Suivi / Tâche / Approbation

Pour chaque élément créé, vous pouvez ajouter un suivi, une tâche ou demander une approbation.

Pour le suivi et la tâche, vous pouvez :

• Ne pas en indiquer

• Choisir dans la liste des modèles

• Créer un nouveau modèle que vous pourrez ensuite sélectionner

Pour l'Approbation, vous pouvez :

• Ne pas en indiquer

• Ajouter un acteur spécifique (utilisateur, groupe ou fournisseur, sélection multiple autorisée)

• Réponse à partir de questions spécifiques (une question avec un objet utilisateur est requise dans le formulaire)

Personnalisation

Vous pouvez personnaliser les différents champs de l'élément à créer (propriétés, acteurs, niveaux de service, éléments associés).

Propriétés

Modèle

Vous pouvez choisir un modèle spécifique pour implémenter automatiquement certains éléments. Pour plus d'informations, rendez-vous sur modèle

Entité

Choisissez une entité spécifique dans laquelle le ticket doit être créé. Un choix possible parmi plusieurs propositions :

• Active dans l'entité du remplisseur du formulaire : utilise l'entité dans laquelle l'utilisateur crée son ticket

• Depuis le modèle : utilise l'entité dans laquelle le formulaire a été créé

• Entité spécifique : sélectionne manuellement l'entité souhaitée

• Réponse à partir d'une question spécifique : si une question avec l'objet entité est posée, les formulaires utiliseront cette réponse. Si aucune question de ce type n'est posée ou si la réponse reste vide, les formulaires utiliseront l'option

• Réponse à la dernière question "Entité" : si plusieurs questions d'entité sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question de type objet entité. Si aucune question de ce type n'est posée ou si la réponse reste vide, les formulaires utiliseront "entité active du remplisseur du formulaire". Les entités proposées dans le formulaire ne seront que celles auxquelles l'utilisateur est autorisé

Type de demande

Permet de sélectionner le type de ticket (incident ou demande) :

• Depuis le modèle : si un modèle est sélectionné, les formulaires utiliseront les types de demande saisis

• Type de demande spécifique : sélectionne demande ou incident

• Réponse à partir d'une question spécifique : utilise la réponse à la question concernant le type de demande. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, les formulaires utiliseront incident par défaut

• Réponse à la dernière question "Type de demande" : si plusieurs questions de type de demande sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, les formulaires utiliseront incident par défaut

Catégorie ITIL

Permet de sélectionner une catégorie spécifique :

• Catégorie spécifique : choisit une catégorie existante dans la liste déroulante

• Réponse à partir d'une catégorie spécifique : utilise la réponse à la question faisant référence à la catégorie. Si aucune question n'est posée ou si la réponse reste vide, la catégorie ne sera pas renseignée.

• Réponse à la dernière question déroulante "Catégorie ITIL" : si plusieurs questions de catégorie ITIL sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, la catégorie ne sera pas renseignée

Statut

Définit le statut du ticket :

• Défaut : utilise le comportement par défaut (nouveau si aucun acteur n'est assigné, traitement (assigné) si un acteur est assigné, traitement (planifié) si une tâche est planifiée)

• Fermé : le ticket sera directement fermé

Source de la demande

• Depuis le modèle : utilise la source spécifique du modèle. Le modèle utilise la valeur par défaut spécifiée dans Configuration > Général > Assistance > Sources de demande par défaut

• Depuis une source spécifique : sélectionne une source dans la liste déroulante

Urgence

• Depuis le modèle : si un modèle est sélectionné, les formulaires utiliseront l'urgence saisie. Si aucune urgence n'est saisie, ce champ restera vide

• Urgence spécifique : sélectionne l'urgence dans la liste déroulante

• Réponse à partir d'une question spécifique : utilise la réponse à la question faisant référence à l'urgence. Si aucune question n'est posée ou si la réponse reste vide, l'urgence ne sera pas renseignée

• Réponse à la dernière question "Urgence" : si plusieurs questions d'urgence sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, l'urgence ne sera pas renseignée

Localisation

• Depuis le modèle : si un modèle est sélectionné, les formulaires utiliseront la localisation saisie. Si aucune localisation n'est saisie, ce champ restera vide

• Localisation spécifique : sélectionne la localisation dans la liste déroulante.

• Réponse à partir d'une question spécifique : utilise la réponse à la question faisant référence à la localisation. Si aucune question n'est posée ou si la réponse reste vide, la localisation ne sera pas renseignée

• Réponse à la dernière question déroulante "Localisation" : si plusieurs questions de localisation sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, la localisation ne sera pas renseignée

Acteurs

Demandeurs / Observateurs / Assignés

• Utilisateur qui a rempli le formulaire

• Superviseur de l'utilisateur qui a rempli le formulaire : utilise la personne saisie comme superviseur dans Administration > Utilisateurs > Utilisateur > Superviseur. Si aucun superviseur n'est saisi, l'option Utilisateur qui a rempli le formulaire s'appliquera

• Depuis le modèle : si un modèle est sélectionné, les formulaires utiliseront l'utilisateur saisi. Si aucun utilisateur n'est saisi, l'option Utilisateur qui a rempli le formulaire s'appliquera

• Acteurs spécifiques : sélectionne utilisateur/groupe/fournisseur dans la liste déroulante. Sélection multiple autorisée

• Réponse à partir de questions spécifiques : utilise l'acteur de la question qui utilise un objet utilisateur. Si aucun utilisateur n'est saisi, l'option Utilisateur qui a rempli le formulaire s'appliquera

• Réponse à la dernière question "Demandeurs" : si plusieurs questions d'utilisateur sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, l'option Utilisateur qui a rempli le formulaire s'appliquera

• Utilisateur à partir de la réponse d'un objet GLPI : cette option est utilisée pour récupérer l'utilisateur assigné à un équipement (champ utilisateur de l'équipement). Une question de type objet GLPI > équipement doit donc être présente

• Technicien à partir de la réponse d'un objet GLPI : cette option est utilisée pour récupérer le technicien assigné à un équipement (champ technicien en charge de l'équipement). Une question de type objet GLPI > équipement doit donc être présente

• Groupe à partir de la réponse d'un objet GLPI : cette option est utilisée pour récupérer le groupe assigné à un équipement (champ groupe de l'équipement). Une question de type objet GLPI > équipement doit donc être présente

• Groupe de techniciens à partir de la réponse d'un objet GLPI : cette option est utilisée pour récupérer le(s) groupe(s) de techniciens assigné(s) à un équipement (champ groupe en charge de l'équipement). Une question de type objet GLPI > équipement doit donc être présente. Si plusieurs groupes sont présents dans le champ, ils seront tous assignés au ticket

Niveaux de service

TTO / TTR / TTO Interne / TTR Interne

• Depuis le modèle : si un modèle est sélectionné, les formulaires utiliseront le SLA saisi. Si aucun SLA n'est saisi, ce champ restera vide

• Localisation spécifique : sélectionne le SLA dans la liste déroulante

Éléments associés

Les éléments incluent :

• Ordinateurs

• Bases de données

• Baies

• Écrans

• Équipements réseau

• Périphériques

• Téléphones

• Imprimantes

• Rack

• Salles serveur

• Logiciels

Choix possibles :

• Éléments spécifiques : sélectionne l'élément dans la liste déroulante.

• Réponse à partir de questions spécifiques : utilise l'élément de la question qui utilise un objet élément. Si aucun élément n'est saisi, l'élément ne sera pas saisi

• Réponse à la dernière question d'élément d'équipement : si plusieurs questions d'élément sont posées, les formulaires utiliseront la dernière question. Si aucune question n'existe ou si la réponse reste vide, l'élément ne sera pas saisi

• Tous les "Éléments" valides saisis : inclut tous les éléments valides saisis

Traductions de formulaires

Vous pouvez traduire vos formulaires. L'affichage du formulaire dans une autre langue est basé sur la langue définie dans les préférences de l'utilisateur.

Lorsque vous cliquez sur +Ajouter une langue, vous pouvez sélectionner la langue dans laquelle vous souhaitez traduire votre formulaire.

Chaque champ est affiché dans la langue dans laquelle le formulaire a été créé, ainsi qu'un autre champ de traduction.

Une barre de progression vous indique l'avancement de la traduction du formulaire.

Import / Export

Forms permet d'exporter et d'importer des formulaires entre différentes instances de GLPI.

Export

Pour exporter des formulaires, vous devez utiliser les actions massives.

Import

Pour importer des formulaires, vous devez cliquer sur Importer des formulaires en haut de l'écran.

Si votre importation est correcte, vous pouvez cliquer sur importer.

Comportement à l'importation

Forms permet la réconciliation des champs. Si des informations sont manquantes (entité, utilisateur, groupe, etc.) dans l'instance où le formulaire est importé, Forms vous proposera soit de sélectionner une autre valeur existante, soit de créer une nouvelle valeur pour chaque champ en conflit. Cliquez sur "Résoudre les problèmes" pour afficher les conflits.

1. affiche le champ trouvé lors de l'importation

2. la valeur par laquelle vous souhaitez le remplacer