Entités

Les entités sont un concept clé dans GLPI. Ayant de nombreuses similitudes avec une hiérarchie ou une division au sein d'une entreprise, elles permettent sur une seule instance de GLPI d'isoler des ensembles organisés de manière hiérarchique. Le terme choisi est volontairement neutre afin de s'adapter à de nombreux systèmes d'information.

Une seule instance (ou installation) de GLPI, lorsqu'elle est composée de plusieurs entités, permet de consolider des données et des règles communes. L'utilisation d'entités permet de créer une isolation stricte entre les unités organisationnelles.

La segmentation en entités peut avoir plusieurs objectifs :

• isoler les actifs de chaque division afin de limiter la visibilité des actifs pour les groupes ou les utilisateurs

• isoler les actifs des clients

• reproduire la hiérarchie existante de l'annuaire (LDAP, Active Directory...).

L'utilisation d'entités est très utile pour une entreprise où la gestion est hiérarchique et où les employés doivent avoir accès aux actifs en fonction de la division à laquelle ils appartiennent.

Une fois qu'une entité est créée dans GLPI, l'inventaire des actifs, les utilisateurs, les profils et le service d'assistance deviennent dépendants des entités : un ordinateur peut être affecté à une entité, un ticket peut être déclaré sur une entité, les profils et les autorisations peuvent être spécifiques aux entités... L'affectation automatique d'entités pour les utilisateurs et les actifs est possible grâce à la gestion des règles.

L'entité racine a deux filiales (Entité 1 et Entité 2) qui ont elles-mêmes deux divisions chacune (Sous-entité 1 et 2). Chaque entité a accès à ses actifs et aux entités subsidiaires :

• Entité racine a accès à ses actifs ainsi qu'à tous les actifs de toutes les entités

• Entité 1 a accès à ses actifs ainsi qu'aux actifs de la sous-entité 1 et 2

• Sous-entité 1 n'a accès qu'à ses propres actifs

Un utilisateur peut avoir des autorisations différentes dans différentes entités et ces autorisations peuvent être rendues récursives pour s'appliquer optionnellement aux entités enfants.

Par exemple, un utilisateur peut être rattaché à plusieurs entités avec des permissions différentes dans chaque entité, ces permissions étant conservées (ou non) dans les entités enfants. Sans permission, il ne pourra alors visualiser que les éléments de sa propre entité qu'il souhaiterait lier à ce ticket (FAQ, actif, catégorie, etc.).

En revanche, si un utilisateur dispose des permissions suffisantes (voir profil, et je fournirai un lien vers cette partie de la documentation), il pourrait alors voir certains éléments qui ne sont pas autorisés pour d'autres profils. Par exemple, un utilisateur avec un profil technicien pourrait voir l'inventaire de son entité, tandis qu'un manager pourrait voir l'inventaire de l'entité parente et de toutes les entités enfants. On peut également supposer qu'un technicien informatique ne pourrait voir que les ordinateurs de son entité, tandis qu'un technicien infrastructure pourrait voir tous les actifs (équipements réseau, racks, baies, etc.) de cette même entité.

Par défaut, GLPI possède une seule entité générique nommée Entité racine. Cette entité peut être renommée à la convenance de l'utilisateur.

Les processus peuvent varier en fonction de l'entité ; pour cette raison, les entités peuvent avoir une administration déléguée (autorisation Entités dans le profil). Cette délégation doit être accordée à un nombre très limité d'utilisateurs qui seront en charge de la gestion complète de l'entité.

Lors de l'utilisation de GLPI en mode multi-entités, la gestion de certains paramètres de configuration peut s'appliquer différemment dans chaque entité.

Entités

Cet onglet liste les sous-entités existantes et permet d'ajouter une sous-entité à l'entité courante.

Adresse

Cet onglet regroupe les informations administratives de l'entité courante :

• Téléphone

• Numéro administratif

• Fax

• Site web

• Email

• Code postal

• Adresse

• Ville

• État

• Pays

• Localisation sur la carte

• Longitude

• Latitude

• Altitude

Informations avancées

Cet onglet regroupe les données d'identification technique de l'entité, celles concernant les règles génériques d'affectation d'entité et celles concernant l'interface de recherche d'utilisateurs. Ces données seront utilisées par les règles d'affectation automatique à l'entité (matériel si couplé à un outil d'inventaire, utilisateur ou groupe si connecté à un annuaire LDAP, ticket si création de ticket via collecteur mail activée) ainsi que pour l'import et la synchronisation des utilisateurs issus d'un annuaire LDAP.

Valeurs pour les règles génériques d'affectation aux entités

Trois options sont disponibles pour les règles génériques d'affectation d'entité :

• Information dans l'outil d'inventaire (TAG) représentant l'entité : provenant de l'outil d'inventaire

• Attribut d'information de l'annuaire LDAP représentant l'entité : par exemple le DN de l'entité

• Entité substitut de domaine de messagerie : le domaine de messagerie associé à l'entité

Valeurs utilisées dans l'interface pour rechercher des utilisateurs depuis un annuaire LDAP

Afin d'offrir à un administrateur d'entité la possibilité d'importer des utilisateurs depuis un annuaire LDAP,

• Annuaire LDAP : annuaire associé à l'entité

• Filtre LDAP associé à l'entité (si nécessaire) : associé au filtre de recherche de l'entité

Ce filtre de recherche n'a de sens que si la définition de l'entité se fait en ajoutant une restriction sur le filtre LDAP. Il est également possible de définir le domaine de messagerie spécifique à l'entité qui pourra être utilisé pour affecter les utilisateurs à cette entité.

Notifications

Le paramétrage des notifications se fait au niveau de l'entité.

Options de notification

• Adresse email de l'administrateur

• Nom de l'administrateur

• Adresse email de l'expéditeur

• Nom de l'expéditeur

• Adresse du "no-reply"

• Nom du "no-reply"

• Adresse "Reply-to"

• Nom "Reply-to"

• Préfixe pour les notifications

• Délai d'envoi des notifications par email (héritage de l'entité parente ou délai en minutes)

• Activer les notifications par défaut (Non/Oui/Héritage de l'entité parente)

• Signature email

• URL de l'application

Options d'alarmes

Cartouches

• Fréquence des rappels pour les alarmes sur les consommables : Héritage de l'entité parente/Jamais/Chaque jour/Chaque semaine/Chaque mois

• Seuil par défaut pour le nombre de cartouches : Héritage de l'entité parente/jamais/de 0 à 100

Consommables

• Fréquence des rappels pour les alarmes sur les consommables : Héritage de l'entité parente/Jamais/Chaque jour/Chaque semaine/Chaque mois

• Seuil par défaut pour le nombre de consommables : Héritage de l'entité parente/jamais/de 0 à 100

Contacts

• Alarmes sur les contacts : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Valeur par défaut : Héritage de l'entité parente/Fin/Avis/Fin+avis/Fin de période/Fin de période + avis

• Envoyer les alarmes de contact avant : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

Informations financières et administratives

• Alarmes sur les informations financières et administratives : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Valeur par défaut : Héritage de l'entité parente/Date d'expiration de la garantie

• Envoyer les alarmes d'informations financières et administratives avant : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

Licences

• Alarmes sur licences expirées : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Envoyer les alarmes de licence avant : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

Certificats

• Alarmes sur certificats expirés : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Envoyer les alarmes de certificats avant : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

• Fréquence des rappels pour les alarmes sur certificats : Héritage de l'entité parente/Jamais/Chaque jour/Chaque semaine/Chaque mois

Réservations

• Alertes sur réservations : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 heures

Tickets

• Alertes sur tickets non résolus depuis : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

Tickets / Changements

• Fréquence de rappel pour approbation : Héritage de l'entité parente/Jamais/Chaque jour/Chaque semaine/Chaque mois

Domaines

• Alarmes sur expirations de domaines : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Fermeture des domaines expirés : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

• Domaines expirés : Non/Héritage de l'entité parente/de 1 à 365 jours

Assistance

Cet onglet est visible si l'autorisation Lire ou Modifier les paramètres de l'entité est accordée dans le profil. L'onglet regroupe les paramètres de l'entité applicables aux tickets :

Configuration des modèles

• Modèle de ticket : le modèle sélectionné sera utilisé pour chaque création de ticket ;

• Modèle de changement : le modèle sélectionné sera utilisé pour chaque création de ticket ;

• Modèle de problème : le modèle sélectionné sera utilisé pour chaque création de ticket ;

Configuration des tickets

• Calendrier : calendrier par défaut de l'entité pour le calcul du temps de résolution des tickets et du décalage de la date cible ; ce calendrier sera présélectionné lors de la création d'un SLA ;

• Type de ticket par défaut : type prédéfini pour la création de ticket ; utile pour la création de ticket via le collecteur d'e-mails ;

• Assignation automatique des tickets, changements et problèmes : permet d'assigner automatiquement un ticket ;

  • Non

  • basé sur l'élément puis sur la catégorie : si le ticket a un élément associé et que cet élément a un responsable technique ou un groupe, il sera assigné à ce technicien et/ou groupe ; sinon, si le ticket a une catégorie définie, il sera assigné au responsable technique ou au groupe de la catégorie

  • basé sur la catégorie puis sur l'élément : si le ticket a une catégorie définie et que cette catégorie a un responsable technique ou un groupe, il sera assigné à ce responsable technique ou groupe ; sinon, si le ticket a un élément associé, il sera assigné au technicien et/ou groupe de l'élément

• Marquer les suivis ajoutés par un fournisseur via un collecteur d'e-mails comme privés : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Anonymiser les agents de support :

  • Héritage de l'entité parente

  • Désactivé

  • Remplacer le nom de l'agent et du groupe par un nom générique

  • Remplacer l'agent et le groupe par un pseudonyme personnalisable

  • Remplacer le nom de l'agent par un nom générique

  • Remplacer le nom de l'agent par un nom personnalisable

  • Remplacer le nom du groupe par un nom générique

• Afficher les initiales pour les utilisateurs sans photo : Non/Oui/Héritage de l'entité parente

• Contrat par défaut : Héritage de l'entité parente/Contact dans l'entité ticket

Configuration de la clôture automatique

• Clôture automatique des tickets résolus après : permet d'effectuer une clôture dite "administrative" ; si la clôture est définie sur immédiatement, le ticket sera clôturé dès qu'il sera résolu, ce qui bloquera l'approbation de la solution par le demandeur. Cette clôture est effectuée par une action automatique qui doit donc être active. De jamais à 365 jours

• Purge automatique des tickets clôturés après : permet de clôturer les tickets une fois qu'ils ont été résolus après une certaine période. De jamais à 365 jours

Configuration de l'enquête de satisfaction : Tickets

• Configuration de l'enquête de satisfaction : Externe ou interne (si externe, un champ URL apparaîtra pour indiquer l'URL de l'enquête)

• Créer l'enquête après : Envoyer un e-mail après la résolution du ticket (dès que possible à 90 jours)

• Note pour déclencher l'enquête : Désactivé à 100%

• Durée de l'enquête : Durée pendant laquelle l'enquête sera active (non spécifié à 100 jours)

• Note maximale : Score maximum autorisé (1 à 10)

• Note par défaut : Nombre par défaut saisi à la réception de l'enquête

• Commentaire requis si la note est <= à : 1 à 10

• Pour les tickets clôturés après : Indiquer une date pour commencer à envoyer des enquêtes

Liste des balises disponibles pour l'URL de l'enquête :

Helpdesk

• Afficher les propriétés des tickets sur le helpdesk : Cette option permet d'afficher ou non les informations liées aux tickets visibles par les profils self-service (urgent, catégorie, assignation, etc.)

Actifs

Cet onglet permet de configurer les différentes dates présentes dans les informations administratives et financières ainsi que certaines autres options d'actifs au niveau de l'entité.

Remplissage automatique des dates pour les informations financières et administratives

• Date d'achat

• Date de commande

• Date de livraison

• Date de mise en service

• Date de début de garantie

• Date de mise hors service

Les actions automatiques possibles sont :

• Remplissage lorsque l'élément obtient un statut particulier ;

• Remplissage en copiant une autre date (garantie, livraison, etc.) ;

• Pas de remplissage automatique

Logiciel

L'option Entité pour la création de logiciels permet de rediriger la création de logiciels vers une autre entité de niveau supérieur dans la hiérarchie. Cette fonctionnalité s'applique à tous les logiciels de l'entité ; si une redirection doit être définie uniquement pour certains logiciels, le dictionnaire de logiciels doit être utilisé.

Transfert

Modèle pour le transfert automatique d'entité lors des inventaires

GLPI permet également de transférer un ordinateur dans une autre entité si l'un des critères utilisés pour l'affectation à une entité est modifié. Si l'option Modèle pour le transfert automatique d'ordinateurs dans une autre entité indique un modèle existant, alors chaque fois qu'un ordinateur est mis à jour depuis l'outil d'inventaire, le moteur de règles d'affectation d'entité sera rejoué. Si l'entité résultante est différente de l'entité actuelle, l'ordinateur sera transféré vers la nouvelle entité.

Choix possibles :

• Complet

• Pas de transfert automatique

Inventaire automatique

Ce champ est utilisé si vous avez plusieurs serveurs GLPI. Lorsque ce champ est défini, l'agent pourra récupérer la configuration des tâches de déploiement, de collecte et d'inventaire ESX à partir du serveur spécifié. Cela évite les redirections de serveur web si vous ne souhaitez pas les utiliser.

Mise à jour automatique des éléments liés aux ordinateurs

Ce champ vous permet de spécifier si les informations relatives aux équipements (imprimantes, périphériques, etc.) connectés aux PC peuvent être mises à jour lors de la connexion d'un utilisateur ou de la prochaine mise à jour de l'inventaire. Vous pouvez également choisir le comportement lorsque l'équipement est déconnecté.

Les informations qui peuvent être gérées

• Nom d'utilisateur alternatif

• Utilisateur

• Groupe

• Lieu

• Statut

Vous pouvez copier ou ne pas copier lors de la connexion ou de la mise à jour du champ pertinent. Vous pouvez supprimer ou ne pas supprimer lors de la déconnexion.

Personnalisation de l'interface utilisateur

Cet onglet permet de configurer des règles CSS personnalisées par entité, de spécifier l'héritage de CSS personnalisées d'une entité parente, ou de désactiver complètement le CSS personnalisé.

Sécurité

Cet onglet permet de forcer ou non l'authentification à deux facteurs (2FA). Vous pouvez consulter l'article dédié pour plus d'informations.

Accueil du Helpdesk

Cet onglet permet de personnaliser la page d'accueil (la page d'accueil du profil libre-service) et les informations qu'elle contient.

À partir de la vignette + Ajouter une vignette, vous pouvez ajouter 3 types de vignettes :

• Page GLPI : par exemple, catalogue de services, FAQ, etc.

• Page externe

• Formulaire : permet de sélectionner un formulaire existant

Pour les pages GLPI et les pages externes, vous pouvez choisir :

• Un titre

• Une description

• Une illustration (existante ou en ajouter une nouvelle)

Pour les formulaires, ils peuvent être créés à partir de Administration > Formulaires, consultez l'article dédié pour plus d'informations.

Utilisateurs

Cet onglet permet d'ajouter un utilisateur à l'entité actuelle et d'attribuer à l'utilisateur un profil, récursif ou non. L'onglet liste également, triés par profil, les utilisateurs de l'entité.

Règles

Cet onglet permet de créer des règles.

• Affectation automatique d'utilisateurs

• Affectation d'un élément à une entité

• Affectation d'un ticket créé via un récepteur d'e-mails ; si la règle doit être basée sur des critères, la nouvelle règle doit être ouverte pour définir ces critères. Les règles déjà applicables à l'entité actuelle sont également affichées.

Documents

Des informations supplémentaires sont stockées sous forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l'onglet Documents, les documents peuvent être associés et dissociés de l'élément sélectionné. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier souhaité et éventuellement le champ dans lequel le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

Notes

L'onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations supplémentaires. Les notes sont affichées dans l'ordre de leur création. Vous pouvez également ajouter un document.

Ajouter une note

• Pour ajouter une note, cliquez sur + Ajouter

• Vous pouvez ajouter du texte et le formater selon vos besoins

• Vous pouvez ajouter un document à cette note

Supprimer une note

• Pour supprimer une note, vous devez cliquer sur supprimer

• Vous pouvez supprimer uniquement la pièce jointe en cliquant sur supprimer (l'option apparaît lorsque vous passez la souris sur la pièce jointe)

Historique

L'onglet Historique est utilisé pour afficher toutes les modifications apportées à un élément. Les informations suivantes sur les modifications sont disponibles :

• ID de la modification.

• Date et heure de la modification.

• Utilisateur qui a effectué la modification. Si ce champ n'est pas rempli, cela signifie que l'action a été effectuée automatiquement (Par exemple : mise à jour automatique de l'inventaire).

• Champ qui a été modifié.

• Description de la modification apportée.

La description de la modification représente soit la différence entre l'ancienne et la nouvelle valeur (Par exemple avec le champ lieu : Changement de Siège à Bureau distant A), soit l'explication de l'action qui a été effectuée (Par exemple : Désinstallation d'un logiciel : "Gimp 2.0").

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page à partir de l'onglet Toutes. Cela montre tous les onglets du formulaire d'un objet en une seule vue, l'un en dessous de l'autre.