Collecteurs
La configuration des collecteurs est accessible depuis le menu Configuration > Collecteurs.
Un collecteur permet d'importer des emails depuis une boîte aux lettres et de les transformer en tickets GLPI. Un mécanisme de routage les acheminera vers l'entité de destination.
Un collecteur est associé à une adresse email. Il est possible d'en ajouter autant que vous le souhaitez. Bien sûr, plus vous configurez de collecteurs, plus le temps d'importation sera long.
Configuration du serveur
Pour déclarer un nouveau collecteur, vous devrez fournir un nom de serveur, ainsi que les options de connexion (IMAP ou POP, SSL, TLS, validation du certificat). Il est possible de limiter la taille maximale des pièces jointes (pas d'importation, ou de 1 à 100 Mio). Cette valeur de configuration est héritée de la configuration principale (Configuration > Général > Assistance). Une option de configuration permet de basculer la date de création des tickets entre la date d'importation ou la date de l'email.
Il est également possible d'utiliser le protocole OAuth IMAP disponible sur le marketplace pour synchroniser vos collecteurs.
Authentification
Indiquez l'utilisateur et le mot de passe du compte utilisateur des service IMAP. Si vous utilisez OAuth IMAP, référez vous au plugin OAuth IMAP
Configuration des dossiers
Optionnellement, vous pouvez définir les dossiers sui seront utilisés pour :
les messages entrants (inbox par défaut)
l'archivage des mails acceptés
l'archivage des mails refusés
Cliquez sur 
, entrez le mot de passe s'il vous est demandé. Choisissez le dossier pour chaque option
Options de collecte
Vous pouvez définir des options de collecte telles que :
Taille maximale des fichiers importés : pas d'import jusqu'à 99 Mo
Utiliser "Répondre à" en tant que demandeur (si disponible) : Oui / Non
Ajouter les utilisateurs CC comme observateurs : Oui / Non
Créer automatiquement un utilisateur à partir du mail : Oui / Non
Utiliser la date du mail au lieu de celle de la collecte : Oui / Non
Ajouter les utilisateurs destinataires (À) comme observateurs : Oui / Non
Collecter uniquement les emails non lus : Oui / Non
Validation du collecteur
Une fois le formulaire validé, vous pouvez tester la connexion et la récupération des messages en utilisant le bouton dédié.
Les collecteurs qui rencontrent des erreurs seront indiqués au-dessus de la liste. Dans ce cas, le nombre d'erreurs successives sera affiché dans le formulaire de configuration du collecteur.
Actions automatiques
Une action automatique effectuera l'importation sur les collecteurs configurés ; l'intervalle entre deux exécutions peut être configuré dans le formulaire de tâche automatisée.
Une autre action automatique enverra des notifications lorsqu'un collecteur échoue de manière répétée à importer des emails. Voir la configuration des notifications.
Les réponses aux emails générés depuis GLPI pour les tickets sont nettoyées lors de l'importation par un collecteur : tout le contenu situé entre les balises up et bottom sera supprimé. Les réponses doivent être faites avant ou après le message original.
Listes noires
Les collecteurs peuvent utiliser un mécanisme de liste noire afin de supprimer des contenus récurrents mais inutiles, comme les signatures d'email.
La liste noire peut également empêcher l'importation d'emails provenant d'adresses email spécifiques ; cela peut être utile pour prévenir le spam, ou pour gérer des alias d'email.
Règles pour l'assignation d'un ticket ouvert via un collecteur
GLPI implémente un mécanisme de routage des tickets ouverts par email, afin de les créer dans la bonne entité. Ceci est basé sur le moteur de règles.
Les critères disponibles sont :
Nom du collecteur
Demandeur
Domaine de l'email, qu'il soit connu ou non
En-têtes de l'email :
auto_submitted,from,in_reply_to,received,subject,to,X-Auto-Response-Suppress,X-priority,X-UCE-StatusCorps de l'email.
Enfin, il existe un troisième type de critère qui opère sur des données spécifiques à l'utilisateur ou à la configuration des entités :
Domaine email connu : vérifie que le domaine email de l'email envoyé correspond à un domaine renseigné dans une entité. Ce critère permet d'éliminer par exemple tout spam, c'est-à-dire les messages ne provenant pas de domaines autorisés.
Utilisateur : groupe : vérifie que l'utilisateur GLPI associé à l'adresse email de l'expéditeur appartient à un groupe donné.
Utilisateur avec profil : l'utilisateur possède un profil donné.
Utilisateur avec profil unique : l'utilisateur possède un et un seul profil dans GLPI. Si le profil est associé à plusieurs entités différentes, alors celle qui est définie comme entité par défaut dans les options de personnalisation de l'utilisateur sera l'entité du ticket. Si aucune n'est définie dans les préférences, la règle ne correspond pas.
Utilisateur avec le profil une seule fois : l'utilisateur possède un profil donné une seule fois : il n'a pas le profil assigné sur plusieurs entités distinctes.
Les actions sont soit le refus du ticket (avec ou sans notification du refus à l'émetteur), soit l'importation dans une entité (manuelle, depuis TAG, depuis domaine mail, depuis profil utilisateur).
Le moteur s'arrête à la première règle correspondante.
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