Contrats

GLPI prend en charge la gestion des contrats, afin de gérer les types de contrats tels que le prêt, la maintenance, le support...

La gestion des contrats permet de :

• faire un inventaire de tous les contrats liés aux actifs de l'organisation

• intégrer les contrats dans la gestion financière de GLPI

• anticiper et suivre le renouvellement des contrats.

• Pour ajouter un nouveau contrat, cliquez sur + Ajouter en haut de l'écran

Description des champs spécifiques

• Type de contrat : par défaut, aucun type de contrat n'est défini, les types de contrats doivent être configurés dans la configuration des listes déroulantes ;

• Numéro : numéro du contrat ;

• Date de début : date à laquelle le contrat commence, tous les événements basés sur la périodicité sont calculés à partir de cette date ;

• Période initiale du contrat : si ce champ et la date de début sont renseignés, la date de fin du contrat apparaîtra, colorée en rouge si le contrat a expiré ;

• Préavis : utilisé pour déclencher des alertes de notification ;

• Numéro de compte : utilisé pour se connecter avec le logiciel de comptabilité de l'entreprise ;

• Période de renouvellement du contrat : durée après laquelle le renouvellement du contrat est disponible ;

• Période de facturation : durée entre les factures ;

• Renouvellement : Tacite (le contrat est automatiquement renouvelé si aucune partie ne l'a résilié) ou Exprès (nécessite un accord pour le renouvellement) ;

• Nombre maximum d'éléments : l'ajout de nouveaux éléments à ce contrat sera bloqué lorsque ce nombre sera dépassé ;

• Heures de support : heures de support telles que définies dans le contrat, il est possible de distinguer les jours de semaine, les samedis et les dimanches/jours fériés.

Les différents onglets

Coûts

Cet onglet permet de définir un coût lié au contrat et associé à un budget GLPI : le coût du contrat sera imputé à ce budget.

• Pour ajouter un coût, cliquez sur Ajouter un nouveau coût

• Entrez un nom

• Les dates de début et de fin des coûts couverts par le contrat

• Si un budget a déjà été créé, sélectionnez-le dans la liste, sinon allez sur budget

• Entrez le coût réel

Tous les coûts que vous ajoutez seront visibles et additionnés dans ce même onglet.

Fournisseurs

Cet onglet permet d'associer un ou plusieurs fournisseurs au contrat.

• Pour ajouter un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste déroulante

• S'il n'y en a pas, allez sur fournisseur

Éléments

L'onglet Éléments est utilisé pour afficher ou ajouter des actifs liés.

• Pour lier un élément à un objet GLPI, vous devez vous rendre sur l'élément en question (par exemple, un ordinateur).

• Dans l'onglet de l'élément de cet objet, sélectionnez l'élément approprié

Documents

Des informations supplémentaires sont stockées sous forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l'onglet Documents, les documents peuvent être associés et dissociés de l'élément sélectionné. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.

Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et éventuellement le champ dans lequel le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.

Liens externes

L'onglet Liens externes est utilisé pour afficher les liens externes associés.

Pour certains éléments, les liens externes sont gérés depuis le menu Configuration > Liens externes.

Ces liens peuvent utiliser des champs d'objet tels que l'IP, le nom, etc.

Voir Configurer les liens externes de protocole.

Exemples :

• Un lien web : http://192.168.0.1 (IP récupérée du port réseau du matériel) ;

• Un lien RDP pour l'accès à distance : glpi://MSTSC.EXE,pc001 (nom "pc001" récupéré du matériel).

Notes

L'onglet Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations supplémentaires. Les notes sont affichées dans l'ordre de leur création. Vous pouvez également ajouter un document

Ajouter une note

• Pour ajouter une note, cliquez sur +Ajouter

• Vous pouvez ajouter du texte et le formater selon vos besoins

• Vous pouvez ajouter un document à cette note

Supprimer une note

• Pour supprimer une note, vous devez cliquer sur supprimer

• Vous pouvez supprimer uniquement la pièce jointe en cliquant sur supprimer (l'option apparaît lorsque vous passez la souris sur la pièce jointe)

Historique

L'onglet Historique est utilisé pour afficher toutes les modifications apportées à un élément. Les informations suivantes sur les modifications sont disponibles :

• ID de la modification.

• Date et heure de la modification.

• Utilisateur ayant effectué la modification. Si ce champ n'est pas renseigné, cela signifie que l'action a été effectuée automatiquement (Par exemple : mise à jour automatique de l'inventaire).

• Champ qui a été modifié.

• Description de la modification effectuée.

La description de la modification représente soit la différence entre l'ancienne et la nouvelle valeur (Par exemple avec le champ localisation : Changement de Siège à Bureau à distance A), soit l'explication de l'action qui a été réalisée (Par exemple : Désinstallation d'un logiciel : "Gimp 2.0").

Informations de débogage

Si vous avez activé le mode Débogage dans vos préférences, un onglet Débogage apparaîtra avant l'onglet Tous. Cet onglet offre des informations pour vous aider à résoudre un problème.

Par exemple, pour un ordinateur, vous avez une ou plusieurs tables selon l'objet concerné (informations financières, réservations...) listant les notifications qui seront déclenchées sur cet ordinateur avec :

• Événement déclencheur

• Destinataire(s)

• Modèle de notification utilisé

• Adresse e-mail du/des destinataire(s)

Toutes les informations

Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l'onglet Tous. Cela montre tous les onglets du formulaire d'un objet en une seule vue, les uns en dessous des autres.