Licences
La gestion des licences dans GLPI permet de gérer les licences logicielles :
Inventaire des licences, avec des liens vers les logiciels inventoriés dans GLPI ;
Suivi des installations de licences sur tous les équipements ;
Liaison des licences à la gestion financière ;
Anticipation et suivi du renouvellement des licences.
Description des champs spécifiques
En enfant de : permet de spécifier si la licence dépend d'une autre licence ;
Version en cours d'utilisation : la version du logiciel associé à la licence ;
Version d'achat : la version d'achat, qui peut différer de la
Version en cours d'utilisation; si elle est différente, ce champ l'indique ;Nombre : le nombre maximum d'utilisations de la licence par les équipements ;
Autoriser le dépassement de quota : autoriser ou non le dépassement du nombre maximum configuré dans le champ
Nombre;Date d'expiration : date d'expiration de la licence, utile pour configurer des alertes et anticiper le renouvellement.
Licences
Cet onglet liste toutes les licences déclarées comme enfants de cette licence.
Pour ajouter une licence enfant, vous devez créer une licence à partir d'un logiciel et renseigner la licence parente dans le champ En enfant de.
Pour dissocier/modifier/supprimer un enfant/parent, vous pouvez modifier l'entrée dans ce même champ.
Résumé
Cet onglet liste tous les types et entités d'éléments liés à cette licence.
Éléments
Cet onglet détaille chaque élément lié à la licence.
Gestion
Gestion des informations financières et administratives, ces informations sont visibles dans l'onglet 'Gestion' du formulaire de l'ordinateur.
Par défaut, cette gestion est désactivée. Il est possible d'activer les informations financières sur tout type d'objet de l'inventaire en utilisant le lien dans l'onglet Gestion du détail du matériel.
Les informations financières se composent des éléments suivants :
Cycle de vie
Date de commande
Date d'achat
Date de livraison
Date de mise en service
Date du dernier inventaire physique
Date de réforme
Informations financières et administratives
Fournisseur : Tiers ayant vendu l'équipement. Voir Gestion des fournisseurs. Les fournisseurs sont gérés depuis le menu Gestion > Fournisseurs.
Numéro de commande : numéro de la commande de l'équipement.
Numéro d'inventaire.
Numéro de facture : numéro de facture de l'équipement.
Bon de livraison : bon de livraison de l'équipement.
Valeur : coût de l'équipement.
Valeur d'extension de garantie : coût de l'extension de garantie, mais il est préférable d'utiliser les contrats.
Valeur nette comptable : il s'agit du calcul automatique de la valeur brute d'un équipement moins le montant de l'amortissement.
Type d'amortissement : choix du type d'amortissement entre linéaire et dégressif.
Période d'amortissement : période d'amortissement exprimée en années.
Coefficient d'amortissement : coefficient appliqué à un type d'amortissement linéaire afin d'obtenir les valeurs du type dégressif. Il n'est donc utilisé que si le type d'amortissement est dégressif.
TCO (valeur+montant des interventions) : le coût total de possession qui inclut tous les éléments constitutifs d'un produit facturé.
Budget : le budget sur lequel cet équipement a été acheté Voir Gestion du budget.
Date de commande : date à laquelle le matériel a été commandé.
Date d'achat : date à laquelle l'équipement a été acheté.
Date de livraison : date à laquelle l'équipement a été livré.
Date de mise en service : date à laquelle l'équipement a été mis en service.
Date du dernier inventaire physique : date du dernier inventaire physique de l'équipement.
Commentaires.
TCO Mensuel : TCO divisé par le nombre de mois entre la date du jour et la date d'achat de l'équipement.
Informations de garantie
Date de début de garantie : date à laquelle la garantie de l'équipement commence
Informations de garantie : texte qualifiant la garantie
Période de garantie : durée de la garantie exprimée en mois
: Si une date de début de garantie et une période de garantie sont définies, l'information "Expire le" apparaîtra avec une date en rouge si elle est antérieure à la date actuelle.
Toutes les dates définies peuvent être gérées automatiquement en fonction des changements de statut de l'équipement. Certaines dates peuvent également être copiées à partir d'une autre date. Toute cette configuration se fait par [entité](administration_entity_delegation.dita).
Conseils
GLPI permet de configurer une notification à l'expiration de la garantie du matériel. Ceci est configurable par entité dans la gestion des notifications pour définir les modèles et les destinataires utilisés et dans l'administration des entités pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, définir les valeurs par défaut et anticiper l'envoi de la notification si nécessaire.
GLPI peut effectuer un calcul simple de la valeur nette comptable basé sur un amortissement linéaire ou dégressif. Pour ce faire, un certain nombre d'informations (valeur, date, etc.) doivent être saisies. L'utilisateur doit également saisir la date de l'exercice financier de la configuration générale.
L'affichage des informations financières pour chaque type d'équipement dépend du profil de l'utilisateur connecté.
Contrats associés
L'onglet Contrats est utilisé pour afficher ou ajouter des contrats liés.
Pour chaque contrat associé, le nom, le numéro, le type de contrat, le fournisseur, la date de début et la durée initiale du contrat sont listés. Dans le dernier champ, la date de fin du contrat est également affichée avec un affichage en rouge si la date est antérieure à la date actuelle.
Se référer à la gestion des contrats pour plus d'informations.
Documents
Des informations supplémentaires sont stockées sous forme de documents externes qui sont des fichiers téléchargés dans GLPI. Dans l'onglet Documents, les documents peuvent être associés et dissociés de l'élément sélectionné. La gestion des documents eux-mêmes est traitée dans un autre chapitre.
Il est également possible de créer rapidement un document via cet onglet en spécifiant le fichier désiré et éventuellement le champ dans lequel le nouveau document doit être placé. Le nom du document créé sera basé sur le nom du fichier ajouté.
Base de connaissances
La tabulation Base de connaissances est utilisée pour afficher ou ajouter des articles de base de connaissances liés.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez lier un article existant à un objet GLPI. Cependant, il n'est pas possible de créer un article depuis cette section.
Lier un article
Pour lier un article, il vous suffit de le sélectionner dans la liste déroulante
Cliquez sur Ajouter
Dissocier un article
Pour dissocier un article, vous devez utiliser l'action massive. Cliquez sur la case à cocher de l'élément (ou des éléments) que vous souhaitez supprimer
Cliquez sur Actions
Sélectionnez Supprimer définitivement la relation avec les éléments sélectionnés
Cliquez sur Poster
Tickets
La tabulation Tickets est utilisée pour créer un ticket associé à l'objet actuel. Elle liste également les tickets déjà liés à l'objet.
Vous pouvez en créer un nouveau puis le lier en cliquant sur Nouveaux tickets pour cet élément.
Vous ne pouvez pas lier un ticket existant ici. Si vous souhaitez lier un ticket existant, allez à assistance > tickets. Sélectionnez le ticket pertinent et allez à l'onglet de l'élément
Problèmes
La tabulation Problèmes est utilisée pour créer un problème associé à l'objet actuel. Elle liste également les changements déjà liés à l'objet.
Ce tableau récapitulatif inclut pour chaque objet :
Statut
Date (date d'ouverture ou d'expiration, date de résolution ou de clôture selon le statut du problème)
Priorité
Demandeur(s) et technicien(s) assigné(s)
Éléments associés
Catégorie
Nom
Colonne indiquant le nombre de tâches planifiées
Changements
La tabulation Changements est utilisée pour créer un changement associé à l'objet actuel. Elle liste également les changements déjà liés à l'objet.
Ce tableau récapitulatif inclut les champs suivants pour chaque objet :
Statut
Date (date d'ouverture ou d'expiration, date de résolution ou de clôture selon le statut du changement)
Priorité
Demandeur(s) et technicien(s) assigné(s)
Éléments associés
Catégorie
Nom
Nombre de tâches planifiées
Notes
La tabulation Notes fournit un champ de texte libre pour stocker des informations supplémentaires. Les notes sont affichées dans l'ordre de leur création. Vous pouvez également ajouter un document
Ajouter une note
Pour ajouter une note, cliquez sur +Ajouter
Vous pouvez ajouter du texte et le formater selon vos besoins
Vous pouvez ajouter un document à cette note
Supprimer une note
Pour supprimer une note, vous devez cliquer sur supprimer
Vous pouvez supprimer uniquement la pièce jointe en cliquant sur supprimer (l'option apparaît lorsque vous passez la souris sur la pièce jointe)
Lorsque vous supprimez une pièce jointe, elle n'est pas complètement supprimée, vous pouvez la retrouver dans Gestion > Documents
Certificats
Cet onglet permet de joindre un certificat présent dans GLPI à la licence.
Historique
La tabulation Historique est utilisée pour afficher toutes les modifications apportées à un élément. Les informations suivantes concernant les modifications sont disponibles :
ID de la modification.
Date et heure de la modification.
Utilisateur ayant effectué la modification. Si ce champ n'est pas rempli, cela signifie que l'action a été effectuée automatiquement (Par exemple : mise à jour automatique de l'inventaire).
Champ qui a été modifié.
Description de la modification apportée.
La description de la modification représente soit la différence entre l'ancienne et la nouvelle valeur (Par exemple avec le champ localisation : Changement de Siège à Bureau à distance A), soit l'explication de l'action qui a été effectuée (Par exemple : Désinstallation d'un logiciel : "Gimp 2.0").
Toutes les informations
Pour un élément, toutes les informations sont affichées sur une seule page depuis l'onglet Tout. Cela montre tous les onglets du formulaire d'un objet dans une seule vue, l'un en dessous de l'autre.
Mis à jour