Gestion des commandes

Prérequis (auto-hébergé)

Fonctionnalités

Ce plugin prend en charge les aspects suivants de la gestion des commandes :

• Définition et gestion d'un catalogue de références produits

• Gestion des commandes (avec workflow d'approbation)

• Gestion des budgets

• Gestion des factures associées aux commandes

Installer le plugin

Rendez-vous sur la marketplace. Téléchargez Order management et activez-le.

Configuration

Vous accéderez à la configuration du plugin depuis Configuration > Plugins > Gestion des commandes.

Une fois le plugin installé et activé, les options suivantes sont disponibles :

• TVA par défaut : indique le montant de TVA qui sera proposé par défaut dans le plugin

• Utiliser le processus de validation : indique si le circuit de validation complet doit être utilisé, ou si n'importe qui peut valider les demandes.

• Génération de commande fournisseur : indique si l'onglet permettant la génération d'une commande fournisseur au format ODT est affiché ou non.

• Activer la qualité fournisseur : indique si l'onglet permettant de juger de la satisfaction fournisseur est affiché une fois la commande livrée.

• Afficher les informations du vendeur de la commande : Affiche ou non l'onglet permettant de stocker la référence et le numéro de commande fournisseur.

• Couleur en cas de dépassement de la date de livraison estimée : couleur d'affichage dans le moteur de recherche d'une commande non livrée pour laquelle la date de livraison estimée est dépassée

• Copier les documents de commande lors de la création d'un nouvel article : Copie les documents de commande vers l'article généré

• Titre par défaut lors de l'ajout d'un document à une commande : définit le titre par défaut

• Groupe auteur (Valeurs par défaut) : Définit l'auteur par défaut

• Groupe destinataire (Valeurs par défaut) : Définit le groupe destinataire par défaut

• Destinataire (Valeurs par défaut) : Définit le destinataire par défaut

• Ne pas afficher les budgets expirés : oui ou non

• Transmettre le changement de budget aux actifs liés : oui ou non

• Afficher la section compte sur le formulaire de commande : oui ou non

• Définir la section compte comme obligatoire sur le formulaire de commande : oui ou non

• Utiliser des références libres : oui ou non

• Renommer les documents ajoutés en commande : oui ou non

Actions automatiques lors de la livraison d'un article

La génération ne s'applique pas aux contrats, cartouches et consommables. Afin d'activer cette fonctionnalité, modifiez l'option Activer la génération automatique sur oui et validez. Lors de la génération, le matériel sera créé avec des informations générées aléatoirement :

• Nom par défaut

• Numéro de série par défaut

• Numéro d'inventaire par défaut

• Si un modèle est associé au numéro de pièce, et dans ce modèle le nom et le numéro de série sont générés, alors les paramètres définis ci-dessus pour ces 2 champs ne s'appliquent pas.

Le statut par défaut sera défini lors de la création du matériel. Le positionnement du statut lors de la création du matériel peut entraîner une date de remplissage des informations financières. Voir l'onglet Inventaire de l'entité.

Cycle de vie des commandes

Vous pouvez définir vos propres statuts pour le cycle de vie des commandes.

Création d'un catalogue de références

Vous accéderez au catalogue de références depuis Gestion > Commandes > Références produits.

La création de références produits est le prérequis à la gestion des commandes. Tout produit à commander doit être référencé dans le catalogue du plugin. Lors de la création d'une référence produit, les champs suivants doivent être renseignés :

• Sous-entités : indique si la référence sera visible dans l'entité courante uniquement ou dans les sous-entités également.

• Nom : nom de la référence, tel qu'il sera affiché lors de la gestion d'une commande (obligatoire)

• Fabricant : le fabricant du produit (pas le fournisseur)

• Type d'équipement : indique de quel type d'équipement il s'agit

• Type : le type du produit

• Modèle : le modèle du produit

• Modèle : le modèle GLPI du produit s'il en existe déjà un.

• Commentaires : informations supplémentaires sur la référence

• Une fois la référence créée, il est ensuite nécessaire d'indiquer auprès de quel(s) fournisseur(s) le produit est disponible, ainsi que le prix qui lui est associé.

Il est également possible de :

• Ajouter des documents liés

• Voir l'historique

Création d'une commande

Vous accéderez aux commandes depuis Gestion > Commandes > Commandes.

Une fois le catalogue de références créé, il est désormais possible d'ajouter des commandes de matériel. Les champs à renseigner sont :

• Sous-entités : indique si la commande est visible dans les sous-entités

• Nom de la commande

• Numéro de commande (obligatoire)

• Date de commande (obligatoire)

• Budget : Le budget sur lequel la commande est postée.

• Numéro de commande fournisseur : Indique le numéro interne de la commande chez le fournisseur.

• Conditions de paiement : champ libre (peut contenir par exemple 30 jours fin de mois, 60 jours fin de mois, etc.)

• Numéro de facturation

• Fournisseur : le fournisseur auprès duquel la commande est passée. Seules les références catalogue de ce fournisseur peuvent être ajoutées à la commande.

• Lieu de livraison de la commande : indique le lieu où le matériel sera livré. Cette option n'a de valeur que dans l'entité dans laquelle la commande est créée.

• Description : description de la commande

• Statut : Indique le statut actuel de la commande dans le processus de mise en œuvre.

• Date de livraison estimée : indique la date indicative à laquelle le fournisseur doit livrer la commande.

Il est également possible de :

• Définir l'auteur et le destinataire

Ajout d'articles

Dans l'onglet Détails, il est désormais possible d'ajouter des produits à la commande.

• Sélectionner le type de matériel à ajouter à la commande

• Sélectionner le numéro de produit

• Indiquer la quantité à commander

• Modifier le prix unitaire s'il ne s'agit pas du prix indiqué dans la référence produit.

• Indiquer le pourcentage de remise sur les produits

• Vous pouvez ensuite valider l'ajout de ces produits à la commande.

Note : il est possible de modifier le prix et la remise d'un ensemble de matériels lors de la modification de la commande. Pour ce faire, il suffit de double-cliquer sur l'un de ces 2 champs, de modifier sa valeur puis de valider le changement.

Workflow de validation

Le plugin dispose d'un workflow de validation qui fonctionne comme suit :

• Création de la commande : statut En cours

• Demande de validation de commande : statut En attente d'approbation

• Commande confirmée : la commande passe alors au statut En cours de livraison.

• Commande entièrement reçue : passage automatique au statut Livré

• Commande fournisseur annulée : Passage au statut Annulé

La définition des personnes ayant le droit de faire une demande de validation, de valider ou d'annuler une commande se fait dans l'édition des profils.

Réception de la commande

Une fois la commande confirmée, le matériel peut commencer à être réceptionné. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans l'onglet Réception du ou des équipements. Chaque produit est identifié par une ligne avec les informations suivantes :

• Référence produit

• Nombre d'équipements reçus

• Nombre de matériel(s) lié(s) aux éléments d'inventaire dans GLPI

• Prix unitaire du produit (HT)

• Prix unitaire du produit (TTC)

• Prix unitaire attribué (HT)

En cliquant sur l'icône + à gauche de la ligne, il est possible d'accéder aux détails des produits commandés.

Réception du matériel

Il est possible de réceptionner le matériel qui a été commandé, à partir du moment où la commande est validée. Vous devez vous rendre dans l'onglet Réception du/des matériel(s). Une ligne est affichée pour chaque référence produit commandée. Cette ligne contient les informations suivantes :

• Référence produit

• Équipement(s) reçu(s) : indique le nombre d'équipements reçus sur le nombre total d'équipements commandés pour ce produit.

• Équipement(s) lié(s) : nombre de biens reçus liés aux éléments d'inventaire dans GLPI

• Prix unitaire (HT)

• Prix unitaire (TTC)

• Prix unitaire attribué (HT)

Afin de procéder à la réception des produits, il suffit de cliquer sur l'icône + à gauche de la ligne.

Il existe 2 manières de réceptionner du matériel :

• Réception des matériels sélectionnés dans la liste des produits commandés mais pas encore réceptionnés

• Réception des matériels en masse : dans ce cas nous indiquerons combien de produits sont réceptionnés (sans passer par la sélection dans la liste).

Dans les deux cas, il est nécessaire de renseigner le bon de livraison associé à la réception du matériel. Alternativement, un statut des objets réceptionnés peut être indiqué (ex : Conforme, Non conforme, etc.). Une fois réceptionné, il est possible de :

• Générer un matériel dans GLPI à partir du produit réceptionné

• Lier le produit réceptionné à un équipement GLPI existant

Générer le matériel

Afin de générer des matériels à partir des produits réceptionnés, il suffit de sélectionner dans la liste ceux pour lesquels cette opération doit être effectuée. Puis sélectionner l'option Générer le matériel associé. Un écran va apparaître. Chaque ligne représente un produit réceptionné, et les informations suivantes devront être renseignées :

• Nom du matériel généré dans GLPI

• Code série

• Numéro d'inventaire

Note :

• S'il existe un modèle associé à la référence du produit généré, et si ce dernier est créé dans la même entité que la référence, alors l'objet d'inventaire dans GLPI sera créé à partir de ce modèle.

• Les informations financières de la commande seront reportées dans le nouvel objet d'inventaire créé.

Lier à un élément d'inventaire

Il est possible de ne pas générer un produit réceptionné, mais de le lier à du matériel déjà présent dans GLPI. Pour ce faire, vous devez sélectionner l'option Lier à un matériel existant. Une liste déroulante va apparaître et présentera tous les matériels présents dans GLPI qui :

• Sont dans l'entité de la commande (ou dans une sous-entité si la commande est visible dans les sous-entités)

• Avec le même type d'équipement

• Avec le même type d'équipement

• Identiques

Une fois lié à un produit, le matériel dans GLPI recevra les informations financières de la commande.

Gestion des droits

La gestion des droits du plugin permet de définir, par profil, si l'utilisateur a le droit de :

• Gérer les commandes

• Gérer les références produits

• Gérer les factures

• Confirmer une commande

• Annuler une commande

• Modifier une commande validée

FAQ

Si vous avez des questions sur l'utilisation du plugin, n'hésitez pas à consulter notre FAQ